Transfert du savoir-faire au départ à la retraite : comment capter l'expérience d'un employé avant qu'il parte

Dans presque toutes les usines, il y a une personne que tout le monde appelle quand ça va mal. Elle sait pourquoi la machine dérive en début de quart, quel réglage corriger, quelle pièce est réellement en cause. Le jour où elle part, ce savoir part avec elle.

Le transfert du savoir-faire au départ à la retraite n'est pas un projet de documentation de plusieurs mois. C'est une suite de petits gestes, faits tôt, avec l'expert plutôt qu'à sa place. Voici une méthode pratique pour une PME manufacturière.

Transfert du savoir-faire : pourquoi le départ à la retraite presse

Au Québec, selon Manufacturiers et Exportateurs du Québec (MEQ), 24,3 % des travailleurs du secteur manufacturier étaient âgés de 55 ans et plus en 2024 (MEQ, 2025). Presque un travailleur sur quatre. Toutes les personnes de cette tranche ne partiront pas demain, mais la question se pose dans chaque usine.

Plusieurs dirigeants nous le disent sous des formes différentes : « quand notre expert part, l'usine s'arrête », ou encore « on a un an ou deux pour trouver une solution ». Le risque n'est pas tant la technologie que la continuité : qui saura faire quoi, à 2 h du matin, quand la personne clé ne sera plus là ?

Le contexte de 2026 demande aussi de nuancer. Le marché du travail québécois est secoué par des ralentissements liés aux marchés américains, mais la structure ne change pas : l'expérience qui part ne se remplace pas par une simple embauche.

Le savoir tacite : ce qui n'a jamais été écrit

Le savoir tacite est ce qu'une personne sait faire sans pouvoir l'expliquer d'un trait. Le bruit d'un roulement qui fatigue, la façon de compenser une matière un peu humide, l'ordre dans lequel on vérifie les causes possibles.

Daryl Edwards, fondateur d'Agent Impact, lors d'un webinaire d'AI4Manufacturing, le résume ainsi pour les PME manufacturières : selon son expérience, une grande part du vrai savoir est dans la tête des gens (citation traduite de l'anglais) (webinaire).

Beaucoup de dirigeants pensent que l'absence de documentation propre les bloque. C'est plutôt le point de départ. Des notes manuscrites, des fichiers audio, des vidéos et des courriels sont déjà de la matière utilisable.

Une méthode en cinq étapes

1. Identifier la personne que tout le monde appelle

Ne commencez pas par un organigramme. Demandez aux chefs d'équipe : « Quand vous êtes coincé, qui appelez-vous ? » Les mêmes deux ou trois noms reviennent. Ajoutez la question qui compte : quand chacun part-il, et est-il prêt à participer ?

Si un ancien à la retraite peut encore être joint, c'est une fenêtre à utiliser maintenant.

2. Lister les questions et les incidents qui reviennent

Avant de faire parler l'expert, dressez la liste de ce qu'on lui demande le plus souvent. Sources faciles : les appels reçus en dehors de ses heures, les arrêts évitables des derniers mois, les réglages qu'on lui confie toujours.

Cette liste sert de plan d'entrevue. Elle évite de capter des anecdotes charmantes mais peu utiles.

3. Faire de courtes entrevues et des notes vocales

Des séances de 20 à 30 minutes, centrées sur un seul sujet, fonctionnent mieux qu'une longue session « transmets-moi tout ». Enregistrez l'audio, puis faites-le transcrire.

Remi Duquette, vice-président innovation et IA industrielle chez Maya HTT, décrit cette approche lors d'un webinaire d'AI4Manufacturing. Selon lui, on ne peut pas « brancher une prise dans le cerveau », mais on a vu des façons créatives d'exploiter le savoir des employés expérimentés : des entrevues, transformées en texte par reconnaissance vocale, avec des questions du type « décrivez la pire journée de votre vie à l'usine et ce que vous avez fait pour vous en sortir » (traduction libre de l'anglais) (webinaire).

Les histoires de pire journée sont utiles parce qu'elles contiennent les symptômes, les fausses pistes et la vraie solution, dans l'ordre où ils sont survenus.

4. Ajouter les tickets et l'historique de maintenance

La documentation officielle décrit l'usine telle qu'elle a été conçue. Les rapports d'incident, les bons de travail et les notes de fin de quart décrivent l'usine telle qu'elle fonctionne.

M. Duquette précise, dans le même webinaire, que ces journaux peuvent alimenter un assistant : tant que l'information est sous forme de texte quelque part, elle n'a pas à être un guide formel, ça peut être un système de tickets (traduction libre) (webinaire).

Recoupez ensuite les deux : l'expert reconnaît-il les pannes de l'historique ? Qu'ajoute-t-il ?

5. Valider avec l'expert, puis garder le tout vivant

Une transcription brute n'est pas une procédure. Faites relire les résumés par l'expert, corrigez, et décidez avec lui quelle source prime quand deux documents se contredisent. Ce qu'écrit l'expert maison devrait généralement passer avant le manuel du fournisseur.

Nommez enfin un responsable de la mise à jour. Sans propriétaire clair, le contenu vieillit en quelques mois.

Liste de contrôle avant la date de départ

1. Nommer les deux ou trois personnes clés et leurs dates probables de départ.
2. Lister dix questions ou incidents récurrents par expert.
3. Planifier des entrevues courtes, une par sujet, avec enregistrement.
4. Rassembler les rapports d'incident, bons de travail et notes de quart.
5. Faire valider les résumés par l'expert avant son départ.
6. Désigner qui maintient le contenu après le départ.

Rendre ce savoir utile à l'équipe

Capter est la première moitié du travail. La seconde : que l'opérateur du quart de nuit puisse y accéder sans appeler personne. Un classeur de transcriptions que personne ne lit ne protège rien.

C'est là qu'un assistant peut aider : on lui donne les documents, les transcriptions et l'historique validés, et l'opérateur pose sa question au poste, sur son téléphone ou sa tablette. La réponse doit indiquer la source, et l'outil doit dire quand il ne sait pas. Il épaule l'opérateur, il ne décide pas à sa place.

Pour voir comment cette démarche s'applique à votre cas, consultez notre page sur le transfert du savoir avant la retraite. Si votre expert est aussi la personne que le service technique appelle en premier, la page service technique et expert décrit ce scénario. Et pour la relève, voyez comment former un opérateur de production plus vite.

Questions fréquentes

Combien de temps avant le départ faut-il s'y prendre ?

Le plus tôt possible. Même quelques semaines permettent de capter les cas les plus précieux, si vous partez de la liste des incidents récurrents.

L'expert doit-il rédiger des procédures ?

Non. Il parle, on enregistre, on structure, puis il relit. Écrire n'est pas son métier et c'est souvent la raison pour laquelle rien n'existe.

Et si l'expert est déjà parti ?

Un ancien qu'on peut encore appeler est utile. À défaut, l'historique de tickets et les notes de quart conservent une partie de ce qu'il faisait, à valider avec les personnes qui ont travaillé avec lui.

Et Manufacturia dans tout ça ?

Manufacturia est une jeune entreprise québécoise qui met le savoir des experts et les procédures d'une usine entre les mains des opérateurs, au poste, sur mobile ou tablette, avec des réponses sourcées. Si un départ approche chez vous, réservez 15 minutes avec nous pour en parler. Vous pouvez aussi parcourir nos services et l'ensemble des cas d'usage.